Artigo produzido por Gisele Melo.
O setor de departamento pessoal é um dos setores mais movimentados e que geram muitas dúvidas em relação a sua rotina, afinal quem nunca escutou que o DP só trabalha no final do mês? Claramente quem dizia isso, também não fazia ideia de como é o dia a dia dos profissionais do DP.
Mas, e você, sabe quais as rotinas do DP? Não? Então, pode deixar que nós vamos explicar para você.
O que é DP?
O departamento pessoal que chamamos carinhosamente de “DP” é o setor responsável pela gestão e controle dos funcionários de uma empresa, ou seja, é o setor que cuida de toda a burocracia presente nas relações de trabalho.
O profissional do DP precisa entender muito das normas e leis trabalhistas, de contabilidade e administração, sem contar que precisam ser analíticos e bem organizados, pois para cada rotina existe um prazo e uma legislação. Então, é de suma importância que você tenha cuidado ao escolher quem irá compor o DP da sua empresa ou a quem você irá terceirizar as rotinas de folha.
Rotinas do DP
Agora que você sabe o que é o departamento pessoal, apresento-lhe as principais rotinas desse setor:
1. ADMISSÃO E RESCISÃO
O processo de admissão é onde o candidato se torna empregado, e para isso ele precisa entregar as informações necessárias para o DP realizar todos os cadastros necessários, previstos pelo governo.
Já a Rescisão é o último processo, onde é feito os cálculos rescisórios, emissão da chave do FGTS, seguro-desemprego, etc.
(Inclusive temos um artigo sobre como admitir um empregado por contrato de experiência - clique aqui)
2. CONTROLE DE PONTO
Essa etapa consiste basicamente em verificação das faltas justificadas e injustificadas, os atrasos, as horas extras, etc.
3. CÁLCULO DE FOLHA E ENCARGOS
O cálculo da folha é a rotina mais conhecida, nesse processo o DP calcula e gera as contribuições previdenciárias (INSS), FGTS, Imposto de Renda.
Além do cálculo dos impostos, também, é feita a emissão da folha, com os descontos de adiantamentos, os adicionais noturno, de periculosidade, horas extras que foram contabilizadas no controle de ponto, elaborando, através dessas informações os contracheques, relatórios e guias, e logo em seguida é imprescindível enviar todas essas informações para os sistemas dos órgãos competentes como também para a empresa efetuar o pagamento da folha aos empregados, como os pagamentos dos impostos.
4. GERENCIAR FÉRIAS, LICENÇAS E AFASTAMENTO
Quando seu funcionário tira férias, licenças ou até mesmo quando é afastado, é o DP que faz os cálculos, que emite os avisos de férias e demais relatórios necessários.
5. PRESTAÇÃO DA CONTA AOS ÓRGÃOS COMPETENTE
Literalmente tudo que o DP faz é necessário informar ao governo, mas porque isso? Para garantir os direitos e os deveres tanto da sua empresa, como dos seus funcionários.
É preciso informar todas as informações de todos os processos, desde a admissão à rescisão.
Essa prestação de contas é feita pelos sistemas dos órgãos competentes, como por exemplo, a GFIP (veja aqui o nosso blog sobre GFIP), que é por onde é gerada a guia de recolhimento do FGTS e envio de informações previdenciárias.
Tem também a obrigatoriedade do envio do E-social para as empresas do grupo 1 e 2, que possuem a obrigação de enviar as informações da folha e com prazos para o envio para cada ocorrência (admissão, férias, rescisão).
Obs.:
Empresas do grupo 1: Faturamento anual superior a R$78 milhões
Empresas do grupo 2: Faturamento de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
Empresas do grupo 3: Optante do Simples Nacional (ME ou EPP), MEI, empregador pessoa física (exceto doméstico), entidades sem fins lucrativos;
Você sabia que às empresas listadas acima, existem prazos para Comunicação de Eventos ao E-Social?
Para Empresas do Grupo 01, 02 e 03:
Para as Empresas do Grupo 01 e 02: Ainda há a obrigatoriedade do envio completo da folha de pagamento mensal, até o 15 do mês subsequente ao da folha.
Para Empresas do Grupo 03:
Ainda não é obrigatório o envio da folha de pagamento para Empresas optantes pelo Simples Nacional, mas, pelo cronograma do eSocial está prevista a obrigatoriedade para 1º de maio de 2021.
Dica do Mestre: Nunca deixe para comunicar ao eSocial em cima do prazo, pois pode acontecer um imprevisto que impossibilite que o evento seja enviado, então seja prudente. Por exemplo, nós da Focosmais sempre enviamos a admissão com 48 horas de antecedência.
RH é a mesma coisa que DP?
Não! Muita gente confunde, porém o RH é setor responsável pelo recrutamento e seleção do candidato, pela harmonização do ambiente de trabalho, etc. Já o DP é o setor responsável pela parte burocrática da relação entre empregado e empregador.
A folha de pagamento pode ser terceirizada?
Sim! Existem diversos escritórios de contabilidade, como a Focosmais (clique aqui para saber mais), que prestam serviços de DP.
Está vendo como a rotina do DP possui inúmeras particularidades que devem ser seguidas? Nós da Focosmais possuímos profissionais bem preparados para gerenciar seus funcionários e cuidar de toda a burocracia trabalhista.
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