Você conhece o Esocial?

Focosmais Contabilidade
15 de out.
5 min de leitura

Artigo Produzido por Gisele Melo O eSocial é uma plataforma digital do governo que tem o objetivo de centralizar as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias a fim de facilitar as fiscalizações por meio digital, bem como repassar os referidos dados aos órgãos competentes. A luz disso, repassar as informações verídicas e dentro dos prazos estabelecidos é imprescindível, tendo em vista que o descumprimento pode acarretar em prejuízos.

Quer saber um pouco mais sobre o eSocial? Segue leitura que nós vamos te contar tudinho!

O NASCIMENTO

Antes do eSocial, as empresas tinham a obrigação de realizar múltiplas declarações para o governo, e em muitas vezes exigindo os mesmos dados repetidamente, como exemplo a GFIP/SEFIP/GRRF, RAIS, CAGED, DIRF, etc. Os sistemas utilizados para essas obrigações estavam desatualizados, o que gerava transtornos e mais burocracia.

Assim surgiu o projeto do eSocial, com a finalidade de unificar todas obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias em apenas uma declaração, transmitida por um sistema moderno e atual. Veja abaixo como o manual do sistema conceitua o eSOCIAL:

O Decreto nº 8.373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial. Trata-se de instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição. A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos (Portal eSocial - disponível aqui)

Em outras palavras, através do eSocial, o governo recebe as informações da empresa e dos seus empregados de forma oportuna e tempestiva, facilitando as fiscalizações e cruzamentos de dados, a fim de garantir o cumprimento dos deveres e direitos previstos em lei.

Já as empresas deixam de ter diversas obrigações para ter apenas uma. E os empregados passam a ter acesso aos dados que a empresa registrou a respeito da admissão, através da carteira digital, que é alimentada pelo o eSocial.

COMO FUNCIONA NA PRÁTICA

Todos os empregadores têm a obrigação de realizar o cadastro inicial da empresa. Nesse cadastro é informado nome, CNPJ, regime tributário, etc. Ademais, também são cadastrados os dados dos trabalhadores e do contrato de trabalho. Essas informações poderão ser preenchidas das seguintes formas:

Diretamente pelo portal do eSocial; ou
Por meio de um sistema de contabilidade

Conforme o Manual de Orientação do Desenvolvedor, versão 1,3 e 2024, p 13, todas as informações prestadas são assinadas digitalmente pela empresa. Ou seja, é de suma importância que todas as informações sejam fidedignas e sejam entregues dentro do prazo, do contrário a empresa estará sujeita a multas e até mesmo fiscalização trabalhista.

Veja abaixo o prazo para o envio de cada informação.

ADMISSÃO:

Empregados: Até 24 horas antes da data de admissão.
Sócios, autônomos e estagiários: Até o 15º dia do mês subsequente à admissão.

DESLIGAMENTOS:

O prazo para envio é de até 10 dias após a data do desligamento.

FOLHA DE PAGAMENTO:

Remuneração, pagamento e fechamento da folha: Até o 15º dia do mês subsequente.

AFASTAMENTOS:

Acidente de trabalho (afastamento inferior a 15 dias): Até o 15º dia do mês subsequente.
Acidente de trabalho (afastamento superior a 15 dias): Até o 16º dia da ocorrência.
Doença: Até o 15º dia do mês subsequente.
Finalização de todos os afastamentos: Até o 15º dia do mês subsequente.

FÉRIAS:

Até o 7° dia do mês subsequente.

RECLAMAÇÃO TRABALHISTA:

Até o 15º dia do mês subsequente.

EVENTOS DE SAÚDE E SEGURANÇA:

Laudos e exames: Até o 15º dia do mês subsequente.

ESOCIAL COMO UM CARTEIRO DO GOVERNO

O eSocial é como um “carteiro digital”: ele recebe todas as informações enviadas pelo empregador e as distribui para o órgão de interesse. Veja o fluxograma abaixo:

MÓDULOS DO eSOCIAL

Como todo portal, o Esocial segmenta cada grupo de informação em alguns módulos. Veja abaixo:

SIMPLIFICADO e GERAL: Ambos os módulos detém as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, como por exemplo: cadastro da empresa, dos trabalhadores, folhas de pagamento, etc.

O módulo simplificado é uma versão light, pois foi criada para facilitar o acesso aos Microempreendedores Individuais e Segurados Especiais.

Já o módulo geral é mais completo e tem mais informações. Esse módulo está disponível para todos os tipos de porte/usuários. Esses módulos são acessado pela empresa ou contabilidade

SAÚDE E SEGURANÇA DO TRABALHO:

Como o próprio nome indica, esse módulo reúne as informações relacionadas à saúde e segurança do trabalho, tanto da empresa quanto dos empregados, incluindo laudos, exames admissionais, demissionais, periódicos, entre outros. Esse módulo é geralmente acessado pela empresa ou pelos médicos e engenheiros de segurança do trabalho.

RECLAMAÇÃO TRABALHISTA:

É um módulo dedicado para cadastro de reclamações trabalhistas sofridos pela empresa, bem como a emissão de guias de encargos previsto no termo judicial. Esse módulo é geralmente acessado pela empresa ou contabilidade.

ESOCIAL E AS SUBSTITUIÇÕES

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, como o nome já menciona, era uma obrigação que os empregadores tinham de declarar periodicamente as informações sobre admissão e desligamento ocorridas na empresa. Mas, hoje o CAGED já foi substituído, e as informações são enviadas pelo eSocial.

GFIP/SEFIP/GRRIF

Antes do eSocial, a prestação de informação a respeito do FGTS e INSS, bem como a emissão das guias de pagamento, eram feitos pela SEFIP/GFIP e o FGTS RESCISÓRIO pelo GRRF. Contudo, a partir de outubro de 2021, as referidas demandas referente ao INSS passaram a ser feitas pelo o eSOCIAL, que por sua vez, alimenta o site da Receita Federal, DCTFweb, e disponibiliza a emissão da guia.

Já o FGTS foi substituído em março/2024, onde as guias passaram a ser emitidas pelo FGTS Digital que também é alimentado pelo eSocial.

CARTEIRA DE TRABALHO E LIVRO DE REGISTRO

A carteira de trabalho digital também é alimentada pelo eSocial, assim todas as informações a respeito do vínculo empregatício, como data de admissão, salários, alterações contratuais que não foram enviadas para eSocial, são reprocessados também na CTPS.

Para mais informações : Como funciona a CTPS a digital?

Já o livro de registro físico também foi substituído pelo próprio eSocial, ou seja, o ministério do trabalho recebe as informações pelo eSocial, não sendo mais necessário a empresa registrar as mesmas informações fisicamente no livro de registro, desde que o empregador sinalize essa opção lá no cadastro do eSocial.

Para mais informações :O livro de registro do empregado agora é digital?

RAIS

A Rais (Relação Anual de Informações Sociais) era uma declaração anual onde os empregadores tinham que transmitir todas informações da empresas, como CNPJ, razão social, endereço, dados dos funcionários como nome, CPF, PIS/NIS, data de admissão, remuneração do ano calendário, etc. Através dessa declaração, o governo coletava as informações para o pagamento do abono salarial. Atualmente todas essas informações são coletadas pelo o eSocial.

DIRF

A declaração de imposto retido na fonte é uma obrigação que algumas empresas tinham de declarar, também, a remuneração dos empregados, aluguéis que foram bases de IRRF, lucros, planos de saúde, etc. Porém a partir do ano base 2025 todas essas informações serão extraídas também do eSocial (em caso de fatos geradores trabalhista) e Reinf (em caso de fatos geradores fiscais)

CONCLUSÃO

Apresentamos para você um pouco sobre o eSocial. É válido dizer que é importante a leitura de todos os manuais do Esocial, bem como de cada base legal que regulamenta as substituições. Lembrando que através do eSocial, diversas outras obrigações são cumpridas, sendo, portanto, um sistema complexo e repleto de variações o que permite ao governo realizar cruzamentos de diversos dados e fiscalizações. Nos acompanhe também nas mídias sociais: