6 Estratégias para Reduzir Custos com a Folha de Pagamento da Sua Empresa

Focosmais Contabilidade
há 3 dias
4 min de leitura

Artigo Produzido por Jamile Telles

Sabemos que possuir um negócio e contratar funcionários nem sempre é uma tarefa fácil, principalmente pelos custos e obrigações legais, mas, o controle financeiro sobre a folha de pagamento pode ser um ótimo aliado e ajudar a minimizar esses gastos.

Se essas questões já passaram pela sua cabeça, este artigo é para você! Então, te convido a acompanhar essa leitura com 6 dicas para te ajudar a se planejar e diminuir os custos com folha de pagamento da sua empresa!

Dica 1: Simulações periódicas da folha de pagamento

Para simular os custos com folha de pagamento, o empresário precisa estar com os objetivos bem definidos, são exemplos:

Avaliação do impacto financeiro com os reajustes salariais;
Estimativas de custos por cada funcionário;
Planejamento tributário caso a empresa pretenda ou tenha alterado o regime de tributação da empresa, pois tem impactos nos encargos da folha;
Organização financeira para negociações que podem surgir pelas convenções coletivas de trabalho e entre outros.

Após o objetivo traçado, é hora de reunir os dados e determinar o período para essas estimativas, as informações precisam estar atualizadas e concisas, os detalhes mais importantes são:

Salários e proventos (fixos e variáveis);
Benefícios (vale-transporte, alimentação, assistência médica, etc.);
Encargos trabalhistas (INSS, FGTS, IRRF, Pagamento a terceiros);
Férias e 13º salários proporcionais;
Deduções (empréstimos consignados, faltas, pensões alimentícias, etc.).

Dica 2: Provisionar o 13° salário

Estimar o mínimo a ser gasto com a gratificação natalina dos funcionários é importante para evitar grandes impactos financeiros que ocorrem nos períodos desses pagamentos, e isso pode ser feito conforme o exemplo abaixo:

Supondo que o salário fixo de um funcionário é de R$1.600,00 e o empregado trabalhou 10 meses no ano, a conta será: 1.600 / 12 = 133,33 x 10 = R$1.333,33.

Esse valor pode ser direcionado a uma conta contábil de provisão de pagamento de 13° salário.

Dica 3: Atenção aos prazo legais

Fazer o processo admissional nos prazos, pagamento de verbas rescisórias e entre outros, previnem custos desnecessários com multas decorrentes dos atrasos desses pagamentos que geram perda financeira para a empresa.

Por exemplo: a falta de organização com o limite para o gozo de férias, além de acarretar possíveis multas, será devido o dobro das verbas das férias, o que geram maiores custos ao empresário.

Dica 4: Controle de trabalhadores não convencionais (Autônomos, MEIs, PJ e Intermitentes)

Cada modalidade de prestação de serviço tem suas exigências, além de gerarem impactos nos encargos da folha, sendo assim, entender e controlar é importante para a gestão de custos eficiente da folha de pagamento, evitando problemas fiscais ou reclamações trabalhistas, que geram custos e afetam a empresa negativamente.

Para os autônomos, é importante emitir o Recibo de Pagamento de Autônomo, com os valores devidamente discriminados, como a retenção do INSS no percentual fixo de 11%, já o ISS deverá ser aplicável de acordo o serviço prestado e a legislação municipal.

Quanto aos Microempreendedores Individuais e Pessoas Jurídicas, estes devem apresentar notas fiscais para comprovar serviços prestados e possuir um contrato definindo os limites da prestação, evitando a caracterização de vínculo empregatício, sendo assim, é importante que seja documentada a natureza da relação para evitar problemas judiciais.

Os intermitentes são empregados registrados em carteira de trabalho, mas que trabalham quando são convocados e seguindo a jornada de contrato de trabalho estabelecido entre empregado e empregador, então, esses empregados, possuem todos os direitos trabalhistas, porém são pagos de maneira diferente dos mensalistas, no caso, estes profissionais recebem os valores de férias, 13º salário e FGTS de maneira proporcional com base nas horas trabalhadas.

Dica 5: Desoneração da folha de pagamento

É um procedimento que está chegando ao fim, mas ainda pode ser útil, a intenção da desoneração é de diminuir dos encargos trabalhistas o percentual de 20% de INSS patronal devido sobre a folha, que será reduzido para percentuais com variação de 1% até 4,5%, apesar do término em 2024, isso acontecerá de maneira gradual por um processo de reoneração que ocorrerá entre os anos de 2025 e 2027, onde as alíquotas irão variar até chegar novamente aos 20% inicialmente estabelecidos por lei, então, se você já optou pela desoneração dentro dos prazos legais e está apto, a depender do caso, poderá se beneficiar até o final de 2027.

Dica 6: Controle de ponto assertivo

Um controle de ponto imparcial pode ajudar a evitar erros e fraudes, hoje em dia, com a tecnologia da informação, os controles mais indicados são os digitais, pois eles contabilizam até os segundos e geralmente contam com geolocalização, registrando o ponto do funcionário em tempo real, evitando custos com horas extras, inclusive, alerta do banco de dados para a compensação de horas em tempo hábil.

Fazer o planejamento e controle de custos da folha de pagamento é mais do que uma obrigação financeira — é uma estratégia de gestão inteligente. Com as práticas certas, é possível reduzir gastos, evitar multas e garantir mais previsibilidade para o crescimento da sua empresa.

Lembre-se: a folha de pagamento representa um dos maiores custos fixos do negócio. Por isso, aplicar essas 6 dicas pode fazer toda a diferença no seu resultado ao final do mês.

Se você quer uma gestão mais estratégica e segura da sua folha, conte com o apoio de profissionais especializados. Aqui na Focosmais, ajudamos negócios a crescer com inteligência e dentro da legalidade. Nos acompanhe também nas mídias sociais: