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O livro de registro do empregado agora é digital?

Atualizado: 2 de mar. de 2023



Artigo produzido por Gisele Melo.

O e-social desencadeou a digitalização de diversas obrigações trabalhistas e previdenciárias, como exemplo a carteira de trabalho, que deixou de ser emitida em forma física, para ser emitida, exclusivamente, em forma digital. Outro exemplo é o livro de registro dos empregados, também conhecido como livro preto, mas nesse caso a conversão do físico para o digital não é automática, ficando a cargo da empresa decidir se terá o livro de registro físico ou digital.


O livro de registro do empregado físico e digital

O livro de registro do empregado é uma obrigatoriedade prevista no art 41 da CLT, que tange ao registro e armazenamento de dados pessoais e contratuais, bem como suas respectivas alterações e férias dos empregados. A empresa que descumprir essa obrigatoriedade estará sujeita a multa prevista no art 47 da CLT.

Com a implementação do e-Social, as informações dos empregados passaram a ser enviadas para o ministério do trabalho e demais órgãos competentes de forma eletrônica. Assim, considerando que o ambiente do e-social faz armazenamento dos dados contratuais e pessoais e deixa à disposição para os órgãos competentes consultarem, entende-se que a plataforma digital passa a deter as mesmas finalidades do livro de registro e por esse motivo o governo federal estabeleceu que, se por faculdade da empresa, o livro de registro do empregado físico poderá ser substituído pelo eSocial, em outras palavras os empregadores deixam de ser obrigados de armazenar o livro físico e passar a deter apenas o livro digital/eletrônico.


Então, O LIVRO DE REGISTRO AGORA É DIGITAL?


A resposta é DEPENDE!

  • Se a empresa optar pela opção do livro digital no eSocial, então sim, o livro é digital/eletrônico e toda atualização é feita digitalmente através do esocial.

  • Se a empresa não optar, então o livro de registro daquela empresa não é digital, devendo a mesma armazenar e manter atualizado, do contrário, estará sujeita a multa de R$ 800,00 por empregado, se a empresa for ME e EPP e R$ 3.000,00 por empregado não registrado, se demais partes, conforme disposto no art. 47 da CLT.


Como solicitar o livro de registro do empregado digital/eletrônico


Para optar pelo livro de registro digital é necessário ativar essa opção dentro do eSocial. Segue passo a passo:


1. Acesse o ambiente do e-social



2. Clique em "Empregador/Contribuinte" e depois clique em "Dados do empregador/contribuinte".



3. No campo Informações do empregadorselecione o subcampo "Opção pelo Registro Eletrônico de Empregados" a opção Optou pelo registro eletrônico de empregados”.



4. Clique em "Alterar", assine e pronto.

Após ativar a opção do livro digital, você deixa de ser obrigado a manter e atualizar o livro físico a partir daquela data.



Dica de mestre: Alguns sistemas contábeis e de folha de pagamento permitem realizar a opção pelo livro de registro do empregado eletrônico através do próprio sistema.


Vantagens do livro de registro digital/eletrônico:

  • Redução de custos com papel;

  • Extinção de erros de escrita e rasuras;

  • Otimização do tempo;

  • Disponibilização tempestiva e fidedigna das informações e das alterações do vínculo; e

  • Entre outros.


Vale comentar que, TODAS as empresas estão OBRIGADAS a enviar as informações para o eSocial, mesmo se não optar pelo livro digital.


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