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Por quanto tempo devo guardar os documentos trabalhistas?



Artigo produzido por Leomara Neris dos Santos Sousa

Muitas empresas, no decorrer do tempo, possuem dúvidas de quais documentos podem ser dispensados e quais devem ser arquivados. Vale ressaltar que há situações em que o arquivamento será por prazo indeterminado, logo, a depender do tipo empresarial e do negócio, os documentos devem ser mantidos de forma segura.


Vamos conferir os prazos de cada documento e as bases legais:

Obs. A Portaria ME n° 039/2019, que decretava no artigo 8° o prazo de guarda da RAIS em cinco anos, foi revogada pela Portaria SPREV/ME n° 6.136/2020, que não trouxe previsão.


De acordo com o Regulamento da Previdência Social (art. 225, I e § 5º, Dec. 3048/99) a empresa é obrigada a manter arquivados os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações trabalhistas e os documentos comprobatórios do pagamento de benefícios previdenciários reembolsados até que ocorra a prescrição (05 anos do exercício seguinte) relativa aos créditos decorrentes das operações a que os documentos se refiram, observados o disposto no § 22 e nas normas estabelecidas pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil do Ministério da Economia e pelo Conselho Curador do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.


A importância do prazo de armazenamento:

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018), prevê no art. 1º que: “A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”.


Ou seja, os documentos que envolvam os dados pessoais devem ter um limite temporal definido. A empresa deve armazenar os documentos até o final do período estipulado por Lei, após isso deverá ser excluído, descartado ou anonimizado, caso seja necessário por algum motivo empresarial.


Desta forma, é importante saber o tempo que devemos guardar os documentos trabalhistas sem infringir a legislação, pois as sanções administrativas tem como medida multas simples de até 2% do faturamento da Pessoa Jurídica limitada a 50 milhões por infração. (Art. 52 da LGPD).


Conferiu como é importante saber por quanto tempo devemos guardar os documentos trabalhistas de sua empresa? Para qualquer dúvida, temos um time especializado em Departamento pessoal que pode ajudar no dia a dia de sua empresa.


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