Apuração assistida de IBS e CBS: 5 erros que podem custar caro à sua empresa e como corrigi-los
A Reforma Tributária está mudando uma lógica que as empresas conhecem há décadas. No ICMS e no PIS/Cofins, é o contribuinte quem apura e declara o imposto devido.
Com o IBS e a CBS, essa relação se inverte: o governo apura os tributos a partir dos documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos pela empresa.
Isso não significa que a empresa possa se desligar do processo. Pelo contrário: revisar a apuração passa a ser uma rotina obrigatória do time fiscal, que veio para ficar a partir de janeiro de 2027.
Por que revisar a apuração é essencial
Se as divergências não forem contestadas e corrigidas dentro do prazo, o resultado apurado pelo governo se torna definitivo.
Na prática, qualquer erro que passe despercebido pode virar:
imposto pago a maior;
crédito perdido;
risco de autuação.
A seguir, veja os cinco erros mais comuns na Apuração Assistida e como tratá-los.
Erro 1: nota que referencia outra nota não aparece na apuração
Notas fiscais que citam outro documento no campo de referência, como retornos simbólicos e notas complementares, têm ficado fora da apuração. O efeito pode ser um débito que deixa de ser cobrado, ou um crédito que a empresa deixa de tomar.
Como evitar:
confira, a cada competência, se todas as notas com documento referenciado constam da apuração;
nos débitos, a correção é a emissão da Nota de Débito (ND) tipo 03, referenciando os documentos que ficaram de fora;
nos créditos, ainda não há solução definida, pois não foi prevista uma Nota de Crédito equivalente à ND 03.
Erro 2: documento emitido sem destaque de CBS
O grupo de informações de IBS/CBS é obrigatório na NF-e e na NFC-e para fatos geradores desde 3 de agosto de 2026 (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026). Mesmo assim, muitas empresas ainda emitem documentos sem reportar essas informações.
Sem destaque, não há lançamento na apuração.
O grupo deve ser preenchido mesmo quando não houver incidência de IBS/CBS, com o CST e o cClassTrib adequados às operações não oneradas.
Como evitar:
nas saídas: ajuste a parametrização da emissão fiscal na origem, garantindo que todos os XMLs tragam o grupo IBS/CBS;
nas entradas: identifique os fornecedores que emitem sem o grupo e peça a adequação ainda em 2026.
Erro 3: crédito negado sobre itens presumidos como "uso e consumo pessoal"
A Apuração Assistida identifica automaticamente itens listados no art. 57 da Lei Complementar nº 214, sobre os quais há presunção de uso e consumo pessoal, o que impede o crédito.
Um exemplo é o supermercado que revende bebidas alcoólicas: a CBS destacada nas notas de compra desses itens pode não ter sido lançada como crédito na apuração. Mas a própria lei afasta a vedação quando o bem é comercializado pelo contribuinte ou usado na fabricação de bens comercializados (art. 57, § 3º).
Para quem revende, o crédito é autorizado.
Como evitar:
identifique as notas de compra desses itens que não geraram crédito;
registre o evento 211150 (Solicitação de Apropriação de Crédito para bens e serviços que dependem de atividade do adquirente), item a item, informando o valor de CBS a apropriar. É a via oficial para afastar a presunção e pedir o reconhecimento do crédito.
Erro 4: devolução com CBS não aparece na apuração
Várias notas com CFOP de devolução não têm aparecido na apuração, mesmo com o destaque de CBS correto:
devolução de compra: o impacto é a manutenção indevida de créditos sobre itens devolvidos;
devolução de venda: o estorno que deveria reduzir o débito não entra.
Como evitar:
garanta que toda devolução saia com o grupo IBS/CBS preenchido;
acompanhe, mês a mês, se o estorno entrou. O que não entrou é débito a contestar;
no lado do débito, a Nota de Débito tipo 03 resolve, como no Erro 1. No lado do crédito, ainda não há instrumento equivalente.
Erro 5: nota cancelada continua lançada
Alguns documentos cancelados têm aparecido na apuração, gerando débito ou crédito sobre uma operação que não existe mais.
Como evitar: ainda não há solução definida pelo governo.
Por enquanto, a recomendação é:
cruzar a apuração com a lista de cancelamentos do ERP a cada competência;
registrar as ocorrências;
contestar o débito indevido dentro do período de ajuste.
Como se preparar na prática
Todos esses erros só aparecem quando se compara, nota a nota, o que o governo apurou com o que a empresa registrou.
Algumas medidas ajudam a organizar a rotina:
Concilie mensalmente a apuração com os registros do ERP;
Padronize a emissão de documentos com o grupo IBS/CBS completo;
Mantenha o cadastro de produtos e as classificações (CST e cClassTrib) atualizados;
Monitore devoluções, cancelamentos e notas referenciadas, que são os pontos mais sensíveis;
Cobre os fornecedores que emitem documentos incompletos;
Registre as ocorrências e guarde as evidências para eventuais contestações;
Respeite o prazo de ajuste, já que o resultado não contestado vira definitivo;
Treine a equipe fiscal para a nova lógica de apuração.
Conclusão
Na Reforma Tributária, quem não revisa a apuração aceita, na prática, o resultado calculado pelo governo. Como o novo modelo parte dos documentos fiscais, a qualidade da emissão, do cadastro e da conciliação passa a ser decisiva. Começar a organizar esses processos ainda em 2026 reduz o risco de imposto a maior, créditos perdidos e dores de cabeça em 2027.
Preparado para a apuração do IBS e da CBS?
A Reforma Tributária exige uma nova rotina fiscal, com mais conferência e mais atenção aos documentos.
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