Porque é tão importante salvar os comprovantes de pagamentos da empresa?

Artigo produzido por Valentina Ferreira Santos Pedrosa.

Já reparou como essas simples notas que são os comprovantes de pagamentos requerem uma atenção em especial, não é mesmo? Além dos cuidados e precauções necessárias com esses documentos, vamos salientar mais alguns pontos que validam a importância de salvar os comprovantes de sua empresa.



A importância de salvar os comprovantes


Mais do que informar o valor da compra ou serviço, esses papéis são fundamentais para comprovar a segurança nos serviços ou produtos, servem como uma confirmação de pagamento, de despesa e também de base de cálculo para impostos.


Exatamente por isso, os comprovantes são tão importantes. Levando em conta qualquer tipo de negociação ou serviço, seja qual for o valor, é importante ter a segurança e a certeza de que o dinheiro empregado não vai ser perda de tempo. Além disso, os recibos são a garantia que impede a empresa de ter surpresas desagradáveis ocasionadas por possíveis desacordos, por fiscalizações e transmitindo confiança e profissionalismo para o cliente.

Através dos comprovantes, você tem um melhor controle das suas receitas e despesas, melhorando a eficiência do fluxo de caixa da empresa, pois, a partir do momento em que o pagamento foi comprovado, a empresa conseguirá se organizar melhor em relação aos seus recebimentos e pagamentos.


Dessa forma, a gestão financeira consegue organizar todas as saídas ocorridas em um determinado período, tornando-se mais eficiente, em conjunto com a contabilidade, ao calcular o faturamento e as despesas, possuindo uma visão sistêmica para futuros cortes com gastos desnecessários.



Por quanto tempo devo guardar os comprovantes?


Verificamos que os comprovantes de pagamento são extremamente necessários, mas como saber o tempo preciso de mantê-los salvos ou arquivados. Afinal, há um período pelo qual as transações financeiras podem ser reivindicadas? Assim, é pertinente consultar o artigo 206 do Código Civil Brasileiro, que serve como orientação para entender por quanto tempo um comprovante de pagamento deve ser armazenado.


A verdade é que cada tipo de despesa possui um prazo diferente de expiração. Vamos informar o prazo de algumas delas:


● Imposto de Renda: 5 anos.

● Água, luz e telefone: 5 anos.

● Impostos similares a IPTU e IPVA: 5 anos.

● Garantias de produtos: tempo do vencimento da garantia.

● Aluguel e taxas de condomínio: 3 anos.

● Faturas de cartão de crédito: 1 ano.

● Pagamento de multas: 2 anos.

● INSS: até ser feito o pedido de aposentadoria.

● Seguros: 1 ano, enquanto o seguro estiver vigorando.

● Dívidas e financiamentos: até as quitações terminarem.


Para compreender melhor sobre o prazo para outras despesas, consulte o artigo 206 do Código Civil Brasileiro .




Armazenamento de documentos


Cada vez mais a tecnologia vem oferecendo mais praticidade para quem sabe utilizá-la a seu favor, trazendo sempre o meio mais eficaz e assertivo. Por isso, não seria diferente com os comprovantes de pagamento.


Acúmulo de documentos físicos, papéis e pastas, são um dos principais problemas das empresas na gestão de documentos. Mas, toda essa papelada arquivada, agora, com a tecnologia, pode ser transferida para um drivers na nuvem, aplicativos, softwares de gestão financeira, ou empresas terceirizadas especializadas em salvar e armazenar documentos, facilitando o acesso a determinado documento e diminuindo, consideravelmente, esses documentos físicos. Sendo um excelente meio de armazenar comprovantes de pagamento, mantendo-os em dia.


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