Artigo produzido por Mariana Reis Viga do Nascimento.
Uma das falhas muito comuns nas empresas é a mistura entre patrimônio pessoal com empresarial. De acordo com a Resolução CFC 750/93, em seu Art 4º, diz:
“O Princípio da ENTIDADE reconhece o Patrimônio como objeto da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, a necessidade da diferenciação de um Patrimônio particular no universo dos patrimônios existentes, independentemente de pertencer a uma pessoa, um conjunto de pessoas, uma sociedade ou instituição de qualquer natureza ou finalidade, com ou sem fins lucrativos. Por consequência, nesta acepção, o Patrimônio não se confunde com aqueles dos seus sócios ou proprietários, no caso de sociedade ou instituição”.
Um erro comum
Grande maioria dos empresários não aplica o que determina o princípio da Entidade, causando um erro em misturar as contas, o que pode provocar em falência empresarial por não existir uma distinção do que seria efetivamente gasto da empresa, exigindo atenção do contador no momento de contabilizar os fatos.
Um dos principais motivos de fechamento e encerramento das empresas é justamente a falta de administração e controle do dinheiro da empresa, fica parecendo que a empresa não teve lucros e que o sócio não realiza retiradas de recursos.
Exemplos de confusão patrimonial
Exemplo nº 01: Utilização da conta PF para recebimento de um faturamento (prestação de serviços pela empresa). Pode ser caracterizado como uma renda autônoma realizada pelo sócio, na qual tem a incidência de ISS, INSS e IRRF (dependendo do valor, de acordo com a tabela progressiva). Essa situação chama atenção da Receita Federal podendo levar à malha fina.
Exemplo nº 02: Utilização da conta PJ para compra de roupas, refeições ou até mesmo aquisição de móveis para uso pessoal. Essas despesas podem ser contabilizadas como sendo, erroneamente, da empresa e interferir no resultado da mesma alterando seu lucro/prejuízo.
Dicas do mestre
Primeira dica: As instituições financeiras informam por meio de uma declaração chamada DIMOF (Declaração de Informações sobre Movimentação Financeira), as operações acima de R$ 5.000,00 por CPF e acima de R$ 10.000,00 por CNPJ, que é transmitida para Receita Federal. O órgão tem várias maneiras de identificar se os gastos e/ou recebimentos forem dos sócios ou da empresa.
Pode até ser fácil fazer esse tipo de transação pela conta da empresa, mas pode se tornar algo que no decorrer do tempo irá virar uma bagunça e comprometer a gestão nas tomadas de decisões.
Segunda dica: Vale salientar que a conta PJ deve ser utilizada apenas para transações pertinentes a empresa. Mas isso não quer dizer que o sócio não possa receber dinheiro da conta PJ para conta PF.
Mas, como faço para receber rendimentos pela empresa? Vamos lá, temos três opções:
Pró-Labore: Se a empresa é caracterizada como uma fonte de trabalho, o pró-labore é a remuneração sobre o trabalho do sócio, que deve ser definido de acordo com a capacidade da empresa e do valor que os sócios esperam receber pelo trabalho.
Lucros e Dividendos: Após a apuração de todas as receitas, deduzindo os custos e despesas (incluindo o pró-labore) equivale ao resultado contábil da empresa, podendo ser lucros ou prejuízos, claro que se der prejuízo, os sócios não têm possibilidade de retirar lucros.
Aluguéis: Exatamente, os sócios da empresa podem receber aluguéis de imóveis próprios locados para empresa. Um exemplo, um sócio de uma empresa alocou seu imóvel próprio para ser utilizado na empresa. Esse imóvel é pessoal e para evitar a própria confusão entre patrimônios, pode ser firmado um contrato de aluguel. Mas atenção, pois existe incidência de IR retido na fonte, neste caso, de acordo com a tabela progressiva.
Vale salientar que as retiradas só devem ser feitas depois de apurados os lucros.
Terceira dica: A distribuição de lucros é isenta de impostos. Logo, no informe de rendimentos ela fica classificada como Rendimentos Isentos e Não Tributáveis.
Abaixo cito algumas dicas de como separar de vez as contas da PJ com a PF:
a. Utilize contas bancárias distintas
Geralmente o sócio utiliza a sua própria conta para custear os gastos com abertura da empresa. O ideal é que abram uma conta da PJ desde o início das atividades, assim, todos os desembolsos necessários serão feitos por essa.
b. Solicite um cartão de crédito empresarial
É muito comum o sócio pagar as contas da empresa pela conta pessoal e vice e versa, para sanar esse problema o ideal é solicitar junto ao banco um cartão de crédito corporativo para custear as despesas.
c. Defina a retirada dos sócios
Logo acima, tratamos a respeito dos rendimentos dos sócios, mas essas retiradas devem ser de maneira organizada com período de datas pré-fixadas entre si.
d. Não use o caixa, mas se usar classifique corretamente
Bom, a orientação é que haja separação entre as contas, porém podem ocorrer situações emergenciais. Se ocorrer, a classificação deve ser feita como adiantamento do lucro. Isso auxilia na visualização do que é despesa da empresa e o que é retirada de lucros.
Conclusão
Portanto, é de fundamental importância a aplicação do princípio da entidade nas empresas, pois a inutilização do mesmo impacta nas tomadas de decisões por parte dos gestores. Administrar uma empresa requer controle e na maioria das vezes por descuido acaba deixando de lado as rotinas corretas. Sendo elas, a distinção das contas pessoais e jurídicas. Sem essa segregação pode ter a aparência de que a empresa não obteve lucros e de que o sócio não recebe o mesmo.
Ademais, vários dilemas podem aparecer e impedir o desenvolvimento e a expansão da empresa. Sendo de fundamental importância que seja definido entre os sócios os rendimentos que podem ser pró-labores, lucros e até mesmo aluguéis. Desagregar as contas também não é um processo dificultoso. É necessário ter disciplina, separar contas bancárias, mudar o nome dos titulares, definir um plano de pagamento de sócios, classificar e registrar de forma correta as despesas.
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