Artigo produzido por Leila Vilas Boas. Destacar as retenções federais corretamente evitará problemas no recolhimento dos impostos e no envio das declarações acessórias, além de garantir que o prestador irá receber do seu cliente o valor correto, de acordo com o valor líquido da nota.
Os impostos federais que são retidos na fonte nas prestação de serviço são: Imposto de Renda, CSRF (PIS,COFINS e CSLL) e INSS.
Neste artigo, desenvolvemos um manual que irá te ajudar de forma rápida e prática a entender as principais regras das retenções federais.
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
Incidência: O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) incide nos pagamentos feitos por pessoa jurídica referente a rendimentos (salários e aluguéis, por exemplo) e serviços (publicidade, advocacia, limpeza, odontologia, engenharia.. e outras previstas no Regulamento do imposto de renda).
A retenção ocorre em pagamentos para beneficiários pessoa física ou jurídica.
Fato Gerador: Pagamento ou crédito, o que ocorrer primeiro.
Alíquotas: Nos pagamentos à pessoa jurídica, em regra geral a alíquota é 1,5%, conforme art. 714 do RIR/2018. Na retenção de IR em pagamentos para pessoa física, o tomador de serviços deve seguir a tabela progressiva estabelecida na Lei 14.848/2024.
Dica do Mestre: existem algumas particularidades na retenção do IR. O art. 716 do RIR/2018 estabelece que a alíquota de retenção dos serviços de limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra deve ser 1%.
Outra particularidade é que quando o tomador de serviços é um órgão da administração pública, a alíquota é 4,8%, conforme IN RFB 2145/2023.
Antecipação do Devido: É importante mencionar que o imposto sobre a renda descontado pela Fonte Pagadora será considerado antecipação do imposto sobre a renda devido pelo beneficiário (art. 717 do RIR/2018).
Declaração Acessória: REINF (série 4000), DIRF e DCTF Web.
Recolhimento: Via DARF, os códigos e data de vencimento variam de acordo com a origem da retenção.
Dica do Mestre: Empresas optantes pelo Simples Nacional podem recolher DARFs referente a IRRF enquanto tomadores, mas quando são prestadores de serviço, não podem sofrer a retenção de IR, conforme IN 765/2007. Para evitar a retenção indevida, o prestador deve informar no campo descrição dos serviços que é optante pelo Simples Nacional ou solicitar ao contador uma declaração informando a dispensa da retenção.
Art. 1º Fica dispensada a retenção do imposto de renda na fonte sobre as importâncias pagas ou creditadas a pessoa jurídica inscrita no Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional).
Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF)
Incidência: as Contribuições Sociais Retidas na Fonte (PIS, COFINS e CSLL) incidem no pagamento dos serviços prestados por pessoa jurídica a pessoa jurídica.
Fato Gerador: Pagamento do serviço.
Alíquota:4,65% sendo: PIS 0,65%, COFINS 3% e CSLL 1%.
Dica do Mestre: em regra geral,as contribuições sociais são retidas juntas, mas caso o prestador tenha isenção de alguma contribuição,essa contribuição não será retida e o recolhimento pelo tomador deve ser separado.
Recolhimento: Via DARF unificado gerado pela DCTF Web, vencimento dia 20 do mês subsequente.
Declaração Acessória: REINF (serie 4000),DIRF e DCTF Web.
Dica do Mestre: empresas optantes pelo Simples Nacional não sofrem a retenção de CSRF,conforme IN RFB nº 459/2004:
Art. 1º § 6º Não estão obrigadas a efetuar a retenção a que se refere o caput, as pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional). (Redação dada pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1151, de 03 de maio de 2011)
INSS
Incidência: O INSS deve ser retido na contratação de serviço com cessão de mão-de-obra, como por exemplo em serviços de limpeza, manutenção e segurança, conforme art. 112 da IN RFB n° 2.110/2022.
Dica do Mestre: caso o serviço seja prestado pelo sócio da empresa, não há retenção de INSS.
Fato Gerador: Por competência.
Alíquota: 11% e 3,5%.
Dica do Mestre: Como regra geral, a alíquota é 11%, mas quando a empresa prestadora é optante pela CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta - Desoneração da Folha) a retenção é de 3,5%. Em alguns casos, é possível deduzir o valor dos materiais utilizados na prestação do serviço do valor total da nota fiscal.
Recolhimento: Via DARF unificado gerado pela DCTF Web, vencimento dia 20 do mês subsequente.
Declaração Acessória: REINF (série 2000) e DCTF Web.
Dica do Mestre: empresas optantes pelo Simples Nacional podem sofrer retenção do INSS, caso se aplique, conforme art. 165 da IN RFB n° 2.110/2022.
Empresas Optantes pelo Simples - Tributadas no Anexo IV:
As microempresas e empresas de pequeno porte tributadas na forma do Anexo IV do Simples Nacional, estão sujeitas à retenção do INSS incidente sobre o valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 18, § 5º-C; Lei nº 8.212, de 1991, art. 31, caput; e Regulamento da Previdência Social, de 1999, art. 219, caput).
A retenção restringe-se às atividades mediante cessão de mão de obra: limpeza, vigilância, construção civil, digitação, preparação de dados para processamento entre outros (verificar atividades nos artigos 111 e 112 da IN nº 2.110/2022.
Empresas Optantes pelo Simples - mediante cessão de mão de obra - que não estejam enquadradas nas disposições acima:
As microempresas e as empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional que prestarem serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada, exceto nos casos previstos no art. 166, não estão sujeitas à retenção da contribuição social previdenciária incidente sobre o valor da nota fiscal, da fatura ou do recibo da prestação de serviços. (STJ, Súmula nº 425 e art. 167 da IN nº 2.110/2022).
Diante das particularidades das atividades com cessão de mão de obra, é imprescindível a análise específica da sua atividade.
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