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Você sabe como emitir a Invoice?


Você sabe como emitir a Invoice

Artigo Produzido por Ciane Cabral. Caso sua empresa ofereça serviços a clientes localizados no exterior, é fundamental compreender o conceito de Invoice. Ele desempenha um papel similar ao de uma nota fiscal e é utilizado para formalizar e cobrar os valores referentes a transações comerciais realizadas entre empresas brasileiras e seus clientes internacionais.

O que é Invoice?

A Invoice é um documento crucial para negócios internacionais. Deve ser emitida pelo fornecedor ou vendedor para o comprador ou tomador no exterior, e embora se assemelhe a uma nota fiscal, tem uma função distinta: enquanto a nota fiscal possui valor fiscal, a Invoice tem valor meramente representativo.

Apesar de não ter valor fiscal, a Invoice é vital para formalizar e autenticar a transação comercial entre empresas de diferentes países. Ela deve acompanhar a nota fiscal do item negociado, quando aplicável. 

Quando devo emitir a Invoice?

Embora a emissão da Invoice não seja obrigatória para transações internacionais, ela é altamente recomendada, independentemente do valor, se é prestação de serviço ou compra e venda de produtos.  A Invoice fornece informações cruciais sobre a negociação e formaliza a operação.

Na medida em que o valor da transação aumenta, a probabilidade de fiscalização também cresce, tornando crucial a manutenção de documentação completa e precisa. Além de emitir a Invoice, é recomendável possuir um contrato detalhado com o cliente internacional, um contrato de câmbio, a nota fiscal brasileira correspondente e garantir o cumprimento das obrigações acessórias associadas às receitas de operações internacionais.


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O que deve constar na Invoice?

Lembrando que não há um modelo único e obrigatório de Invoice que todas as empresas devem seguir; portanto, você pode utilizar modelos pré-formatados ou criar um layout personalizado, desde que inclua todas as informações essenciais.

É recomendável que a Invoice seja redigida no idioma do cliente estrangeiro ou, preferencialmente, em inglês, para garantir que todas as partes envolvidas compreendam o documento de forma clara.

As informações que devem constar são:

  1. Os dados da sua empresa e endereço completos do exportador e importador. Além disso, documente a razão social, o telefone e o CNPJ do exportador;

  2. A data de emissão do documento: Ao preencher a invoice, inclua a data de emissão e as datas previstas para embarque e desembarque da mercadoria;

  3. O número da invoice (Invoice Number) – se for sua primeira emissão pode começar pelo número 1, é importante que a invoice seja sequencial; data da emissão e de vencimento da invoice;

  4. Insira a(s) forma(s) de pagamento: Preencha os termos ou condições de venda e destaque a forma de pagamento (à vista, no crédito ou parcelado). Os dados para transferência bancária podem estar previstos tanto na invoice como na nota fiscal enviada;

  5. Informe o valor unitário, a moeda e o total de cada item. Inclua também os custos de frete, translado interno e embalagens. Além disso, detalhe o valor e o tipo de quaisquer reduções ou descontos concedidos ao importador, se aplicável;

  6. Insira os dados do serviço: descrição do serviço, preço da hora do serviço em dólar e o preço total do serviço em dólar.

  7. Inclua quantidades, unidades e especificações. A especificação das mercadorias deve ser feita em português ou em um dos idiomas oficiais;

  8. Em casos de exportação de produtos, é importante informar qual meio o produto será entregue — marítimo, aéreo, rodoviário;

  9. Quantidade: Número de produtos enviados, todos com a mesma unidade de medida;

  10.  Peso Líquido: Peso líquido de cada produto e total dos produtos; peso bruto total da carga, incluindo produtos e embalagens;

  11. País de Origem: País de origem dos produtos ou serviço.

  12. Assinatura: Assinatura do emissor da invoice. 

Segue abaixo um exemplo de uma invoice:

Invoice

Como é feito o pagamento da Invoice? Incide impostos?

O pagamento da Invoice pode ser efetuado por meio de transferência internacional, podendo ser realizado tanto por instituições bancárias convencionais quanto por instituições bancárias especializadas nesse tipo de serviço.

Ao realizar uma transação comercial internacional, sua empresa pode estar isenta de impostos municipais e estaduais, como por exemplo: 

ISS (Imposto sobre Serviços): Tem possibilidade de isenção do ISS, conforme determina a Constituição Federal (Art. 156, §3º, II) e regulamentado pela Lei complementar nº 116/2003: inciso I, parágrafo único do art. 2º e desde que, o resultado da operação ocorra no exterior e não no Brasil.

Art. 2o O imposto não incide sobre:

I – as exportações de serviços para o exterior do País;

Parágrafo único. Não se enquadram no disposto no inciso I os serviços desenvolvidos no Brasil, cujo resultado aqui se verifique, ainda que o pagamento seja feito por residente no exterior.

ICMS: Por força constitucional (Art. 155, inciso X-a da Constituição Federal) e art. 3º , inciso II , da Lei Complementar n.º 87 /1996 ( Lei Kandir ), o ICMS não incide sobre operações que destinem ao exterior produtos industrializados, excluídos os semielaborados definidos em lei complementar.

PIS e COFINS: Esses tributos também possuem isenção quanto a exportação de serviço, conforme MP 2.158-35/01 .

No entanto, para fazer jus as não incidências dos impostos acima, terá de avaliar se de fato a sua atividade representa exportação e se possui todas as documentações comprobatórias, através de uma consulta com um especialista e é importante frisar que terá a incidência de outros tributos, como o IOF sobre o valor da transação, o Imposto de Renda, Contribuição Social sobre o Lucro Líquido também será aplicado, acesse nosso blog sobre as incidências: quando pagar os impostos dos serviços do exterior: Clique Aqui. 

E caso tenha alguma dúvida, consulte um de nossos especialistas nessa situação.


Como registrar a informação da Invoice na contabilidade?

Quando registrar uma invoice de serviço na contabilidade, é crucial levar em conta a variação cambial. O valor da moeda estrangeira deve ser registrado com base na cotação do dia em que o serviço foi prestado ou a mercadoria foi vendida. No entanto, o fechamento do câmbio pode ocorrer somente quando o pagamento é recebido. Para garantir a precisão e evitar problemas financeiros, é recomendável consultar um dos nossos contadores. Alguns tópicos que também podem ser de seu interesse:




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