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A importância de enviar os documentos para a contabilidade em tempo hábil.


Artigo produzido por Camila Carmo. A Contabilidade está sujeita a Princípios Fundamentais e características qualitativas que devem ser observados na apuração e gestão da empresa,  dentre os quais estão a Tempestividade e o Princípio da Competência. 


De acordo com a tempestividade, as informações devem ser fornecidas e registradas em tempo hábil, pois quanto mais antiga a informação, menor é a sua utilidade. 


Já o regime de competência, definido pelas Resoluções CFC nº 750/93 e na NBC TG ESTRUTURA CONCEITUAL, dispõe que:  “O Princípio da Competência determina que os efeitos das transações e outros eventos sejam reconhecidos nos períodos a que se referem, independentemente do recebimento ou pagamento”. 


Dica do mestre: Algumas empresas apuram os impostos pelo regime de caixa, ou seja, de acordo com os recebimentos e saídas. No entanto, isso não significa que não deva existir um prazo para envio das informações, pois ainda assim os tributos e as demonstrações devem conter as informações de acordo com a competência recebida.


Evitar fiscalizações


Os recebimentos e pagamentos da empresa devem constar nas demonstrações e declarações enviadas mensalmente ou anualmente para a Receita Federal. Portanto, o envio mensal do extrato bancário evita o trabalho retroativo e o envio incorreto das informações. Por exemplo, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) possui declarações que auxiliam o fisco na fiscalização através do cruzamento de dados. Por isso, é necessário que as informações de todas as declarações estejam condizentes.


Evitar apuração retroativa


Ao receber uma informação antiga, a contabilidade precisa revisar todas as apurações e declarações informadas ao fisco, e em alguns casos há necessidade de retificar não apenas o mês da informação em atraso, mas também outros meses posteriores. Para uma empresa de Lucro Presumido, por exemplo, o faturamento de um mês impacta diretamente nos tributos mensais (PIS, COFINS e ISS) e trimestral do (IRPJ e CSLL), além das declarações do SPED. 

Já as empresas optantes pelo Simples Nacional precisam retificar o DAS do mês incorreto e todos os outros posteriores, pois o histórico do faturamento anual consta na declaração mensal.


Evitar o pagamento de juros e multa


Os tributos, bem como as obrigações acessórias, possuem data de vencimento, por isso ocorre o recolhimento do DARF com juros e multa e ainda pagar multa de declaração. Isso pode ser evitado com o envio antecipado das informações, a emissão correta das notas fiscais dentro da competência e o pagamento dentro do vencimento. 


Fique atento: Aos optantes pelo Simples Nacional, a alíquota do DAS considera o total do faturamento dos 12 meses anteriores. Por isso, caso aumente o faturamento de um mês, de forma retroativa, a alíquota pode aumentar em um ano de apuração, gerando assim imposto complementar com juros e multa por 12 meses.


Apuração sobre as aplicações financeiras


Os rendimentos recebidos sobre as aplicações financeiras compõem a base de cálculo dos tributos trimestrais, o IRPJ e a CSLL. O IR retido no rendimento é deduzido do valor a pagar do IRPJ. Portanto, é necessário também o envio do informe de rendimento de todas as aplicações que a empresa possua, para que seja feito o recolhimento correto dos tributos.


Recebimento priorizado dos documentos


O profissional contábil e fiscal muitas vezes depende do recebimento da documentação para iniciar a apuração dos tributos e das obrigações acessórias, portanto, quanto antes recebemos, mais rápido conseguimos retornar à empresa todas as declarações e guias de pagamento do mês. 

Caso precise de uma declaração de faturamento, por exemplo, e estiver em atraso com o fornecimento das informações, haverá também o atraso no retorno da documentação. Além disso, é sempre importante receber os tributos antecipadamente para programar o pagamento e evitar esquecimento.


Dica do mestre: Envie a documentação até no máximo o dia 10 do mês subsequente.


Concluindo, é inegável a importância de enviar os documentos para a contabilidade em tempo hábil. A tempestividade e o princípio da competência são fundamentais para garantir a qualidade das informações contábeis e fiscais, evitando complicações como fiscalizações, apurações retroativas e pagamento de juros e multas.


Ao enviar os documentos mensalmente, você não só facilita o trabalho do profissional contábil, permitindo uma apuração mais rápida e precisa dos tributos e obrigações acessórias, como também reduz o risco de erros e atrasos que podem resultar em penalidades financeiras.


Portanto, para garantir o bom funcionamento e a conformidade fiscal de sua empresa, não deixe de enviar os documentos até o dia 10 do mês subsequente. Agindo assim, você não só otimiza o processo contábil, como também demonstra comprometimento e responsabilidade com suas obrigações fiscais. Alguns tópicos que também podem ser de seu interesse:




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