O que é e para que serve o Escritório Virtual

Artigo produzido por Natália do N. Fonseca


No mundo de tecnologia e avanços cada vez mais rápidos, seria difícil não ter o serviço de domicílio para as empresas de forma otimizada, os escritórios virtuais são tendências para o futuro, sugerem o fortalecimento e tendem a se tornar parte permanente da cultura empresarial.


O conceito vem para sanar a necessidade de muitos empresários, já que nesta modalidade, permite que empresas realizem seu negócio em qualquer lugar do mundo, usando meios tecnológicos, sem deixar de atender a necessidade de ter um endereço físico para fins fiscais e comerciais.


O que é um escritório virtual


É a infraestrutura de um escritório, o endereço físico, mobiliário, atendimento, salas de trabalho, serviços de apoio administrativo, que pode ser contratado como serviço para ser a sede da sua empresa, em um local comercial de prestígio, criando a imagem certa ao negócio, sem gerar o custo de um escritório permanente, reduzindo, assim, despesas como: aluguel, taxas, funcionário e contas de energia.


A estrutura pode contar com uma recepção profissional para receber seus clientes para reuniões, para entrega dos documentos, além da possibilidade de utilizar o endereço nos documentos, sites, redes sociais, anúncios e ter a comodidade de ser notificado sempre que algo chegar. 


O serviço é usado por pequenas empresas, empresários autônomos e até mesmo por grandes empresas para realizar atividades em cidades onde não dispõem de escritórios, pois facilita a gestão de correspondências na localidade e também para utilizar como endereço fiscal da sua filial.



Como contratar um escritório virtual


Para contratar o serviço, primeiro deve verificar se a sua atividade é permitida em escritório virtual, conforme será visto adiante, e depois escolher em qual Município/Estado tem interesse de iniciar ou ampliar seu negócio e buscar a disponibilidade com empresas do ramo, o serviço pode ser feito na abertura ou alteração de endereço da sua empresa. Na contratação será gerado um contrato de cessão de uso do espaço, com todas as informações necessárias do acordo entre o escritório e o contratante e esse documento será um comprovante de endereço em nome da sua empresa.



Para quem é indicado


O serviço é indicado para empreendedores ou profissionais liberais que desejam abrir uma empresa de prestação de serviços, na qual não é necessário que o profissional esteja presente no local da empresa, pois presta serviço diretamente no endereço do cliente, de porta em porta ou até online, também pode ser utilizado nos casos de alteração de endereço, quando uma empresa deseja alterar de endereço físico para endereço apenas para correspondência.



Pergunte ao Mestre


Está com dúvidas? Selecionamos algumas perguntas recorrentes e as respondemos para que não restem incertezas sobre o assunto, vamos lá?!


Quais os documentos necessário para gerar o meu contrato?

1. Para as empresas que já tem CNPJ:

É necessário encaminhar o documento de identificação do responsável pela empresa perante a receita federal, CNPJ e Último ato registrado da empresa.


2. Para as empresas que ainda não tem o CNPJ:

É necessário encaminhar o documento de identificação do sócio que será responsável pela empresa, CPF e Comprovante de residência.


Para que posso usar o endereço do Escritório Virtual?

Você pode usar o endereço, como domicílio fiscal, ou seja, para registros no órgão de regulamentação da empresa, e para recebimento de correspondência, e para promover seu negócio em cartões de visita, site e assinatura de e-mail.


Como funciona o serviço de gestão de correspondências?

A equipe receberá sua correspondência e você poderá retirá-la durante o horário de funcionamento comercial, normalmente das 8h às 17h30 de segunda a sexta-feira.


Na maioria das vezes, as correspondências a serem recebidas são apenas cartas, notificações, cartões e pacotes de pequeno porte, e por se tratar de uma sala comercial, as empresas fazem restrições ao tamanho das entregas.


Quais locais, a Focosmais Contabilidade disponibiliza para Escritórios Virtuais?

  • Salvador: Avenida Tancredo Neves, 620, Edifício Mundo Plaza.

  • Lauro de Freitas: Rua Bispo Renato Conceição da unha, 384, Edifício Empresarial Multi Center.

  • Camaçari: Avenida Jorge Amado, 100, Camaçari Open Center.


Quais são as atividades permitidas em Escritórios Virtuais?

Baixe os documentos abaixo para acessar a lista completa de atividades permitidas em escritório virtual para os respectivos munícipios.

Salvador - Atividades permitidas em Escr
.
Download • 153KB
Lauro de Freitas - Atividades permitidas
.
Download • 254KB
Camaçari - Atividades permitidas em Escr
.
Download • 5.42MB

Quando poderei começar a usar o encaminhamento ou a gestão de correspondências?

A equipe do seu Endereço de Escritório Virtual entrará em contato para configurar os serviços e após assinar o contrato já poderá utilizar o serviço, sendo imprescindível o registro de alteração perante os órgãos competentes para a total regularidade do novo endereço.


Quando serei cobrado?

O contrato pode ter início em qualquer dia do mês, e a taxa mensal para o primeiro mês será cobrada e encaminhada via boleto após o fechamento do contrato.


Como funciona a cobrança?

A cobrança é proporcional e de acordo com o contrato assinado, os boletos são gerados e encaminhados para pagamento.


Qual a diferença entre o Escritório Virtual e o Coworking?

O Escritório Virtual é um serviço contratado para ser o domicílio da sua empresa com um endereço comercial para recebimento dos seus documentos e de domicílio fiscal regularizado perante a prefeitura, sem necessariamente trabalhar no local, já o Coworking é um espaço onde

diversos profissionais podem trabalhar em cooperação, compartilhando o ambiente e fazendo networking, onde a locação é feita apenas atender ou trabalhar no local e não para registro como domicílio da empresa


Há alguma cobrança adicional?

Por um valor adicional as suas correspondências podem ser encaminhadas diretamente para o endereço que você escolher, caso opte por solicitar o serviço.

Os custos dos serviços adicionais serão e terão seu boleto gerado e encaminhados para o seu e-mail.


Qual o prazo de duração do contrato?

O prazo de duração deste contrato é 12 meses, começando a vigorar na data de sua assinatura, sendo renovado automaticamente caso as partes não se manifestem.


Posso usar um Endereço de Escritório Virtual como meu endereço comercial registrado?

Será necessário dar entrada no processo de Abertura ou Alteração de endereço da sua empresa, e no momento de registro informar o endereço do escritório virtual, apresentando o seu contrato de prestação de serviços e o ato deverá ser registrado no órgãos de registro (JUCEB/ RECEITA FEDERAL/ CARTÓRIO).


O endereço de Escritório Virtual é um prédio real?

Sim, os Endereços de Escritório Virtual são em business centers profissionais contendo espaço de trabalho e salas de reunião.


O que acontecerá se um cliente aparecer em meu endereço de Escritório Virtual?

A recepcionista o receberá e explicará que você não está no local no momento por se tratar de escritório virtual e passará o recado ou receberá a correspondência para você.


Posso usar um endereço em um anúncio do Google do Meu Negócio?

Sim, você pode usar o endereço com uma ampla gama de anúncios on-line, os anúncios podem ser criados para empresas que tenham um local físico para os clientes visitarem e as nossas localidades contam com funcionários durante o horário de atendimento comercial.


Qual o procedimento deve ser feito na minha empresa após o contrato com o escritório virtual?

Após fechar o contrato deverá dar entrada no processo abertura ou alteração de acordo com a situação da empresa para deixar em conformidade a informação perante o seu CNPJ, o procedimento necessário e os órgãos de registro variam de acordo com a localidade.


Dessa forma, de acordo com a sua atividade e o momento do seu negócio, ter o serviço de escritório virtual será vital, seja, para começar um novo negócio sem gastar muito, para expandir com baixo investimento, testar o mercado de outra região, reduzir custos para melhor enfrentar a concorrência, montar uma estrutura para uma atividade temporária ou de curta duração.


Viu como é fácil e prático contratar um escritório virtual? Para mais informações entre em contato com nosso time.


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