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Como evitar problemas contábeis na sua empresa

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Como evitar problemas contábeis na sua empresa

Artigo Produzido por Victória Pedrosa. Muito se fala sobre os custos que as empresas enfrentam em diferentes âmbitos, mas um fator frequentemente subestimado é a falta de planejamento e análise das operações internas. Essa negligência pode desencadear um verdadeiro efeito dominó, resultando em sérios problemas contábeis. Para evitar complicações e garantir a saúde financeira da empresa, é fundamental adotar boas práticas de gestão. 


A saúde contábil de uma empresa está diretamente ligada à organização interna e à qualidade das informações fornecidas ao contador. Na Focosmais, sabemos que uma boa gestão depende de processos claros e comunicação eficiente. Para ajudar nossos clientes a evitar problemas contábeis, destacamos algumas boas práticas que garantem uma relação eficaz entre empresa e contabilidade.


1. Planejamento Financeiro e Contábil para Antecipar Desafios

Muitas empresas de serviços crescem rapidamente, mas sem um planejamento adequado, enfrentam dificuldades para pagar impostos e fornecedores, resultando em atrasos e dívidas tributárias.

Solução: O planejamento financeiro e contábil é essencial para antecipar desafios e garantir que a empresa tenha controle sobre suas operações e obrigações. A falta de um setor financeiro pode ser compensada com um cronograma bem definido de organização interna e com o apoio constante da contabilidade.

Dica do mestre: No início do ano ou semestre, alinhe com a contabilidade as previsões de receita, despesas e investimentos. Isso permitirá uma apuração tributária mais precisa e um acompanhamento contínuo.

2. Organização de Documentos para Evitar Erros e Multas

A falta de envio regular de notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento gera inconsistências nos registros contábeis e multas pelo atraso no cumprimento de obrigações fiscais.

Solução: Manter os documentos organizados e entregá-los dentro dos prazos estabelecidos para a contabilidade é uma das formas mais eficazes de evitar problemas. Mesmo empresas menores podem criar um sistema de arquivos digitais para facilitar esse controle.

Dica do mestre: Utilize pastas digitais e defina um cronograma mensal para envio de documentos à contabilidade. Pequenas ações como essa garantem que o fechamento contábil ocorra sem surpresas.



3. Conciliação Bancária Regular para Garantir Precisão

Ao não realizar a conciliação bancária, uma empresa pode descobrir, meses depois, que havia feito pagamentos duplicados e outros que sequer foram registrados, resultando em problemas no fechamento contábil.

Solução: A conciliação bancária regular permite que a empresa compare seus extratos bancários com os lançamentos contábeis, garantindo a precisão dos registros. Empresas sem um setor financeiro podem fazer essa verificação semanalmente ou mensalmente.

Dica do mestre: Realize a conciliação bancária semanalmente para garantir que todos os registros estejam em dia. Caso precise de ajuda, a Focosmais oferece serviços de BPO Financeiro para ajudar nesse controle. Nossos clientes, enviando a documentação em dia, conseguem verificar essas informações conosco com mais eficiência.

4. Manter-se Atualizado com as Normas Fiscais para Evitar Penalidades


Uma empresa perde a oportunidade de usufruir um benefício fiscal por não estar atenta às mudanças na legislação, resultando em pagamentos de impostos a maior.

Solução: Manter-se atualizado com as normas fiscais e contábeis é crucial para evitar pagamentos indevidos, multas e complicações legais. As empresas podem contar com a orientação da contabilidade para acompanhar as mudanças.

Dica do mestre: Tenha um canal direto com a Focosmais para ser informado sobre atualizações na legislação que possam impactar sua empresa. Isso evita problemas futuros e garante que sua empresa esteja em conformidade. Em nossas redes sociais sempre alertamos sobre as mudanças e aos nossos clientes, sempre comunicamos qualquer atualização relevante.

5. Utilização de Sistemas de Gestão Integrados para Automatizar Processos

Uma empresa que realiza o registro manual de todas as vendas e compras enfrenta erros frequentes nos lançamentos e problemas no controle de estoque, o que afeta diretamente a contabilidade.

Solução: A implementação de sistemas de gestão integrados automatiza processos, reduz erros e centraliza as informações, facilitando o fluxo de dados entre a empresa e a contabilidade.

Dica do mestre: Se a sua empresa ainda não utiliza um sistema, considere essa implementação. A Focosmais ajuda seus clientes com indicação de sistemas para garantir que as informações fluam sem falhas.



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6. Revisão Periódica das Contas para Evitar Problemas

Se uma empresa emite notas fiscais fora da competência e não comunica à contabilidade, resultará em multas e juros consideráveis quando o erro for identificado. Esse tipo de situação pode ser evitada com uma comunicação eficaz entre a empresa e a contabilidade.

Solução: Realizar revisões regulares nas operações contábeis permite identificar e corrigir possíveis erros antes que se tornem problemas maiores. É fundamental que a empresa comunique qualquer emissão de nota fora da competência imediatamente, para que possamos orientar sobre as correções necessárias.


Dica do mestre: Programe uma revisão interna trimestral com sua equipe, e sempre que ocorrer uma situação de emissão de notas fora da competência, entre em contato com a Focosmais para garantirmos que as correções sejam feitas a tempo, evitando multas e juros.


7. Capacitação da Equipe para Reduzir Erros

Funcionários sem conhecimento adequado nos processos cometem erros frequentes no preenchimento de notas fiscais e no envio de documentos, resultando em retrabalho e complicações na apuração de impostos.

Solução: É essencial que a equipe interna esteja bem informada sobre as exigências fiscais e contábeis para minimizar erros e otimizar o envio de informações à contabilidade. Quando houver dúvidas sobre procedimentos, é sempre recomendável buscar orientação.

Dica do mestre: Em caso de incertezas sobre os processos contábeis ou fiscais, não hesite em entrar em contato com a Focosmais. Estamos aqui para ajudar a garantir que sua equipe compreenda as exigências e minimize erros, mantendo sua empresa em conformidade.

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